Frage:
Ist es für die Sekretärin akzeptabel, uneingeschränkten Zugriff auf unsere gesamte Outlook-Agenda zu haben?
PsySp
2019-11-18 19:43:23 UTC
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Heute wurden wir von der Leitung unserer Abteilung gebeten, der Sekretärin uneingeschränkten Zugriff auf unsere Agenda in Outlook zu gewähren. Mit vollem Zugriff meine ich die Möglichkeit, eigene Slots in der Agenda zu suchen, zu lesen, zu schreiben, zu löschen. Es wurde erwähnt, dass es unerlässlich ist, keine Einstellungen zu ändern , damit die gesamte Agenda für sie sichtbar ist.

Das Grundprinzip ist, dass manchmal Leute in die Abteilung kommen, die nach uns suchen und vorbei Wenn die Sekretärin uneingeschränkten Zugang zu unserer Tagesordnung hat, kann sie diese Personen beraten, wann / wie sie mit uns Kontakt aufnehmen können.

Persönlich habe ich so etwas noch nie erlebt. Leute, die mich finden wollen, können mich anrufen oder mir eine E-Mail senden. Ich verstehe nicht, warum ich Zugriff auf meine Outlook-Agenda gewähren soll, in der ich auch persönliche Ereignisse speichere.

Meine natürliche Frage lautet also: Ist dies normal / akzeptabel? Wie kann ich höflich sagen, dass dies meiner Meinung nach eine inakzeptable Praxis ist, die möglicherweise die Privatsphäre verletzt?

Meine Abteilung befindet sich in den Niederlanden, was es wert ist. Es wurde keine vorherige Mitteilung dieses Problems gemacht / diskutiert.

Vielleicht wäre dies ein Anstoß, Ihre persönlichen Ereignisse aus Ihrem Arbeitskalender zu entfernen und sie stattdessen mit ausgeblendeten Details mit Ihrem Arbeitskalender zu teilen.
@AzorAhai Wahrscheinlich habe ich mich nicht klar ausgedrückt: Sie fordern vollständigen Zugriff auf Autorenebene an, ohne die Möglichkeit, Einstellungen zu ändern.Dies bedeutet, dass keine Details ausgeblendet werden können: Sie können die gesamte Agenta mit allen Details anzeigen.
Aber müssen Sie Ihre persönlichen Ereignisse im Arbeitskalender speichern?
Hast du eine Amtszeit?Wenn Sie dies tun, besteht immer die Möglichkeit, die Einhaltung zu verweigern oder nur teilweise einzuhalten (z. B. indem Sie dem Sekretär den Schreibzugriff verweigern).Wenn Sie keine Amtszeit haben, können Sie sich auch weigern, diese einzuhalten. Beachten Sie jedoch, dass dies eine karrierebeschränkende Maßnahme sein kann.
Bietet Outlook einen Prüfpfad für Änderungen an Ihrem Kalender?Könnte jemand etwas Skandalöses hinzufügen oder einen wichtigen Termin löschen und Ihnen dann die Schuld geben?
Ich weiß nicht, wie Outlook-Agenden funktionieren, aber es ist Ihnen möglich, eine "offizielle" für die Arbeit und eine "persönliche" zu erstellen und nur die offizielle zu teilen (die Sie möglicherweise überhaupt nicht benötigenoder nur eine minimale Menge an Informationen angeben (Vorlesungszeiten, Bürozeiten)?
Sie können private Termine in Outlook als "privat" markieren. Diese sollten dann nur für Sie selbst sichtbar sein.
Ich wäre sehr versucht, meinen Kalender mit intensiven, peinlich persönlichen Informationen zu füllen, nur um zu sehen, was passiert!
Dies ist die Art von Dingen, die meiner Erfahrung nach skrupellose Arbeitgeber aus hinterhältigen Gründen anstiften.Wenn sie beispielsweise jemanden entlassen möchten, weil er zu alt ist, zu viele Familienangehörige hat, sich um etwas kümmert, krank ist oder aus einem anderen Grund, finden sie ein Tool, mit dem sie unter dem Deckmantel eines nicht damit verbundenen betrieblichen Nutzens zu viel erreichen können, und dannVerwenden Sie Informationen aus der Reichweite, um einen alternativen Fall für die Entlassung dieser Person zu finden.Vielleicht ist das hier nicht der Fall, aber daran erinnert es mich
Gibt es etwas, bei dem Sie Ihre Termine tatsächlich in Outlook einfügen müssen?Können Sie Ihren persönlichen Kalender bei (z. B.) Google aufbewahren?
Die nicht verwandte erweiterte Diskussion über den diktatorischen Zustand wurde [in den Chat verschoben] (https://chat.stackexchange.com/rooms/101241/discussion-on-question-by-psysp-is-it-acceptable-for-the-Sekretärin, um voll zu haben).Bitte lesen Sie [diese FAQ] (https://academia.meta.stackexchange.com/q/4230/20058), bevor Sie einen weiteren Kommentar veröffentlichen.
Ist die Definition Ihres Managers für "vollständigen" Zugriff dieselbe wie Ihre?Sie haben den Zugriff als Lese-, Schreib- und Löschzugriff interpretiert, geben jedoch an, dass "die Sekretärin ... Personen beraten kann, wann / wie sie uns kontaktieren sollen".Das klingt für mich eher so, als würde ein "schreibgeschützter" Zugriff angefordert, nicht irgendeine Art von Update-Zugriff.Für viele Leute, die sich nicht mit "Datenbank sprechen" auskennen, kann "vollständiger Zugriff" einfach die Möglichkeit bedeuten, in Ihr Tagebuch zu schauen.
@VinceOSullivan: Im Chat hat die UdSSR bestätigt, dass sie ausdrücklich löschen möchte.
@VinceO'Sullivan Sie haben den Zugriff angefordert, um Elemente in die Agenta zu schreiben / erstellen und eigene Elemente zu löschen.Ich gehe davon aus, dass eigene Gegenstände bedeuten, ihre eigenen zuvor in Kisten befindlichen und nicht meine eigenen zu löschen.
Ist die Verwaltung Ihres Zeitplans nicht einer der Hauptbestandteile der Stellenbeschreibung Ihrer Sekretärin?Warum sollte ich eine Sekretärin bezahlen, wenn sie meine Termine nicht macht?
Eine wichtige Einschränkung: Dies ist nicht Ihr Kalender.Der PC, die Outlook-Lizenz und der Kalender werden von Ihrer Institution bezahlt.Genau wie ein Wandkalender, der in einem gemeinsamen Büro hängt.Wenn Sie etwas in den Wandkalender schreiben, kann jeder, der vorbeigeht, es lesen oder bearbeiten.Genauso wie die Institution "Ihren" Schreibtisch oder "Ihren" Stuhl für etwas anderes verwenden könnte, während Sie sie nicht benutzen.- Die Verwendung von Arbeitselementen für private Zwecke ist immer mit Einschränkungen verbunden.
Elf antworten:
#1
+40
Ian Sudbery
2019-11-19 00:02:00 UTC
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Meine eigene Sichtweise aus Großbritannien ist, dass es außerhalb der Universitäten völlig normal ist, dass Outlook-Kalender von jedem in der Organisation vollständig zugänglich gemacht werden. Viele meiner nicht-akademischen Freunde sind immer wieder überrascht, dass ich meinen Kalender privat halten darf (ich teile nur geschäftige / kostenlose Informationen). Selbst innerhalb der Universitäten wird von allen meinen professionellen Servicekollegen erwartet, dass sie ihre Stundenpläne zugänglich machen. Auf der anderen Seite scheint dies ein Ort zu sein, an dem Akademiker im Allgemeinen eher privilegiert sind, und ich habe noch nichts von Fakultätskollegen gehört, die gezwungen waren, ihren Kalender zu veröffentlichen.

Es negiert irgendwie den "Vorteil", in der Wissenschaft zu sein.Besonders der zwingende Ton der Ankündigung ohne vorherige Diskussion und die Lahmheit der Entschuldigung für die Durchsetzung einer solchen Sache.
"Viele meiner nicht-akademischen Freunde sind immer wieder überrascht, dass ich meinen Kalender privat halten darf (ich teile nur geschäftige / kostenlose Informationen)."Ich bin im privaten Sektor und andere Mitarbeiter des Unternehmens können nur meinen Status "Beschäftigt" / "Frei" sehen.Ehrlich gesagt schockiert es mich, dass es nicht ** überall ** so funktioniert.
@PsySp - Ich stimme zu, dass es lahm klingt, aber es ist der gleiche Grund, warum meine Freunde in anderen Organisationen dafür verantwortlich sind, dass sie ihre Kalender zur Verfügung stellen müssen.Ich vermute, dass die Person, die diese Forderung stellt, entweder a) frisch von einer solchen Organisation ist und nicht versteht, dass die Wissenschaft anders ist, oder b) versteht, dass ich mich anders verhalten habe, aber denkt, es ist Zeit, dass Uni anfängt, sich wie "richtig" zu verhalten.Unternehmen.
@IanSudbery Die Person, die diese Forderung stellt, ist ein sehr etablierter Akademiker mit langjähriger akademischer (und nur akademischer) Erfahrung.Wenn sie möchten, dass sich unsere Abteilung wie ein ordentliches Unternehmen verhält, können sie auch unsere Gehälter auf das Branchenniveau bringen.
Jeder in Ihrer Organisation kann Ihren Kalender bearbeiten?!
Wir teilen Google-Kalender, aber niemand kann sie bearbeiten, und wenn ich wollte, könnte ich eine private Veranstaltung erstellen.Selbst wenn ich nicht könnte, könnte ich immer ein Ereignis erstellen, das nur "Besetzt" heißt.
Ihre Antwort scheint den Leseteil zu beantworten.Aber was ist mit dem Schreiben und Löschen von Elementen?Könnte jemand in Ihrer Organisation jemals Ihre Besprechungen aus Ihrem Kalender löschen?
@Mołot Das Schreiben von Elementen ist sinnvoll.Wenn es in meinem Büro ein Meeting gibt, an dem jeder teilnehmen muss, fügt die Sekretärin es einfach in den Kalender aller ein.Das Entfernen / Abbrechen ist ähnlich.Outlook zeichnet auch auf, wer Ereignisse erstellt, löscht und ändert.
#2
+30
Scott Seidman
2019-11-18 20:43:05 UTC
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Das ist unvernünftig. Der Planungsteil ist vernünftig, aber ich kann mir keinen guten Grund vorstellen, eine Sekretärin, die Ihnen nicht antwortet, wissen zu lassen, mit wem Sie sich treffen oder was Sie genau jede Minute des Tages tun. Dies scheint sehr invasiv. Ich würde einfach Ihre freien / geschäftigen Zeiten zur Verfügung stellen, ohne darüber zu stinken und die Fähigkeiten zur Ernennung von Sekretärinnen zu delegieren.

Natürlich, wenn Ihr Vorsitzender Ihnen eine Abteilungssekretärin zur Verwaltung zur Verfügung stellen möchte Ihr Kalender, dies hat Wert und Sie möchten es vielleicht berücksichtigen.

Außerdem sind Sie berechtigt, Ihre eigene Zeit zu verwalten. Wenn Sie hinsichtlich Ihrer Verfügbarkeit und Bürozeiten streng sein möchten, wie es Personen, die ihr Zeitmanagement sehr ernst nehmen, zu sein scheinen, sollte Ihre Sekretärin nicht in der Lage sein, dies zu überschreiben.

Ich stimme der allgemeinen Idee zu, zwei zusätzliche Aspekte: a) Von der technischen Seite aus erlaubt Outlook, nur die geschäftigen / freien Informationen anzuzeigen. Dies ist nur eine Frage der Verwendung der geeigneten Outlook-Funktionen. B) von der rechtlichen Seite in den NiederlandenSie fallen unter die EU-Datenschutzgesetze. Wenn Sie beispielsweise einen Tag lang krank anrufen, sind Sie den ganzen Tag „beschäftigt“, was innerhalb des Unternehmens öffentlich sein sollte.Andererseits ist es mit ziemlicher Sicherheit nicht legal, zu überprüfen, wer im letzten Jahr wie viele Krankheitstage hatte.
@quarague - Ich würde Ihnen zustimmen, aber beachten Sie, dass das OP gebeten wurde, * vollen Zugriff * zu gewähren, nicht nur freie / geschäftige Zeit.
Meine Idee war, dass dies OP der Verwaltung Argumente liefern würde, warum ihre Anfrage im Allgemeinen eine schlechte Idee ist und was sie stattdessen tun sollten.Das könnte produktiver sein, als der Verwaltung nur "Nein" zu sagen.
Ich verstehe nicht, warum das invasiv ist.Dies ist Ihr Arbeitskalender, nicht Ihr persönlicher Kalender.
@DrMcCleod:-Arbeitskalender können Informationen enthalten, die sich ausschließlich auf die Arbeit beziehen, für andere Mitarbeiter jedoch nicht sichtbar sein sollten.Mitarbeiter der Universität können Termine mit Studenten vereinbaren, die um Vertraulichkeit bitten.Denken Sie für offensichtliche Beispiele z.des Arbeitskalenders einer Ombudsperson oder einer Person, die im Personalrat ist.
@DrMcCleod Ich habe "Physio" in meinem Arbeitskalender (daher organisiere ich keine Meetings, die damit in Konflikt stehen).Ich kann mir vorstellen, dass andere Leute aus dem gleichen Grund "Psychologe" oder "AIDS-Klinik" einsetzen wollen, ohne dass andere das lesen können.)
@MartinBonnersupportsMonica Aus diesem Grund würden Sie private Ereignisse getrennt halten und das Zeitfenster im Arbeitskalender als "nicht verfügbar" oder "privates Ereignis" usw. markieren.
#3
+16
Buffy
2019-11-18 19:55:49 UTC
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Ich würde wahrscheinlich dagegen protestieren. Allerdings:

Jemand hat ein Problem, das er lösen muss, und hat eine "Lösung" gefunden, die er nicht sehr gründlich durchdacht hat. Obwohl die Lösung möglicherweise zu beanstanden ist, bleibt das Problem bestehen. Vielleicht können Sie oder sich selbst und einige andere das Problem untersuchen und eine bessere Lösung finden, die Ihre eigenen Arbeitsabläufe und Ihre Privatsphäre nicht beeinträchtigt.

Wenn es keine andere Lösung gibt, als den Zugriff zu gewähren, sollten die Personen, denen der Zugriff gewährt wird, zumindest sehr klare, schriftliche Regeln darüber haben, was an Ihren Dokumenten geändert oder sogar offengelegt werden kann.

Aber in der heutigen Welt gibt es wahrscheinlich Lösungen, die Sie entwickeln können und die alle Bedürfnisse erfüllen. Sehen Sie, ob Sie helfen können, sie zu finden.

Ich denke, dies ist ein Fall von einfacher Nachlässigkeit.

Vielen Dank.Ich würde zustimmen, dass es tatsächlich ein Fall von Nachlässigkeit ist, wenn es sich um einen Einzelfall handelt und wir davon wissen.Es ist keine Raketenwissenschaft, uns über das Problem zu informieren und über Lösungen zu diskutieren.Aber die Formulierung war sehr wichtig (wir sollten vollen Zugang gewähren).
"Jemand hatte ein Problem, das er lösen musste, und fand eine" Lösung ", die er nicht sehr gründlich durchdachte" - wie wahr!Und wie viel Elend der Bürokratie ist darauf zurückzuführen.Worte der Weisheit des Jahres.Upvote +100.Gibt es eine Möglichkeit, Ihnen Punkte als Kopfgeld zu geben?
@CaptainEmacs Sobald die Frage 2 Tage alt ist, können Sie ein Kopfgeld festlegen und es dann vergeben, wie Sie möchten.https://academia.stackexchange.com/help/bounty
#4
+15
Tom van der Zanden
2019-11-18 20:08:34 UTC
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Meine natürliche Frage lautet also: Ist das normal / akzeptabel?

Das ist ganz normal. Insbesondere diejenigen in Führungspositionen (und in geringerem Maße auch Personen in Fakultätspositionen sind häufig in Managementaufgaben involviert) haben häufig das Sekretariat, das ihre Kalender verwaltet. Wenn Sie beispielsweise einen Termin für eine Sitzung auswählen, sollte das Sekretariat sehen können, wann die Teilnehmer verfügbar sind. Das Sekretariat muss möglicherweise auch in der Lage sein, Details zu anderen Terminen anzuzeigen, um beispielsweise festzustellen, ob der Ort nicht zu weit von einer anderen Besprechung entfernt ist, die in Ihrem Namen geplant werden soll, oder um zu entscheiden, ob eine weniger wichtige Besprechung verschoben werden kann

Ich verstehe nicht, warum ich Zugriff auf meine Outlook-Agenten gewähren soll, in denen ich auch persönliche Ereignisse speichere.

Dies ist kein sehr starkes Argument. Sie können Ihre persönlichen Termine einfach an einem anderen Ort speichern (d. H. In Ihrem persönlichen, nicht im Arbeitskalender). Wenn Sie auf dieser Grundlage Einwände erheben, würde Ihr Arbeitgeber Ihnen wahrscheinlich sagen, dass Sie genau das tun sollen.

Wie kann ich höflich sagen, dass dies meiner Meinung nach eine inakzeptable Praxis ist, die möglicherweise die Privatsphäre verletzt? P. >

Es ist eine Verletzung Ihrer Privatsphäre, aber nur eine sehr geringfügige. Die Universität hat ein berechtigtes Interesse daran, Ihren Kalender dem Sekretariat zugänglich zu machen. Rechtlich würde dies wahrscheinlich alle Datenschutzbedenken überwiegen.

In meiner (nicht niederländischen) Organisation optimiere ich den Zugriff pro Person.Ich habe einen zugewiesenen Administrator und sie erhalten die vollen Rechte.Andere Administratoren können anzeigen, aber nicht bearbeiten.Aus den angegebenen Gründen ist kein vollständiger Zugriff erforderlich, sondern nur eine Ansicht (und in Outlook können die Anzeigeberechtigungen private Elemente einschließen oder ausschließen).
Bemerkenswert ist, dass ein vollständiger Zugriff (d. H. Autorenberechtigung) erforderlich ist.Es ist eine Sache, aufmerksam zu sein, eine andere, Administratorzugriff zu haben.Zu einem verwandten Thema bin ich nicht in einer Führungsposition, sondern ein Fakultätsmitglied.Schließlich ist "Leute, die Sie treffen und Sie nicht finden können" keine legitime Ausrede, zumindest nicht mehr als "Ich speichere persönliche Daten in meiner Agenta".
@PsySp Der vollständige Zugriff führt nicht zu mehr Datenschutzverletzungen als der schreibgeschützte Zugriff.
Ja, denn wenn Sie keinen vollständigen Zugriff haben, wird es anderen Personen einfach als "beschäftigt" angezeigt.
@PsySp Nach meinem Verständnis kann "Autorenprivileg" / "Administratorzugriff" Termine bearbeiten.Ob man die Details anzeigen kann oder nur "beschäftigt / nicht beschäftigt", ist eine andere Einstellung / Berechtigungsstufe.
@TomvanderZanden Das ist genau mein Punkt.Wir wurden gebeten, vollen Zugriff auf Lese- / Schreib- / Änderungs- / Lösch-Slots (eigene Slots) zu gewähren.
@PsySp Wie verletzt dies die Privatsphäre * mehr * als nur die Details von Terminen anzeigen zu können (ohne sie bearbeiten zu können)?Möglicherweise möchten Sie Ihre Frage bearbeiten, um sich nur auf das Problem "Details anzeigen" und "Besetzt / nicht beschäftigt" zu konzentrieren.Ob sie (zusätzlich) schreiben / ändern / löschen können, spielt keine Rolle.
@TomvanderZanden Die Frage ist: Warum muss man sich die gesamten Details meiner Agenta ansehen?Wenn es nur darum geht, Termine zu planen, sollte der Inhalt der anderen Termine irrelevant sein.
@PsySp Ich habe einige Gründe hinzugefügt, warum sie möglicherweise vollständige Details zu meiner Antwort benötigen.
Ich sehe das Problem nicht wirklich: Wenn Sie private Details Ihres Lebens in Ihrem von der Arbeit bereitgestellten Outlook-Kalender speichern möchten, können Sie dies tun - aber Sie können nicht erwarten, dass Datenschutz ein gutes Argument ist.Verwenden Sie einfach einen persönlichen Kalender für persönliche Dinge.
@WolfgangBangerth - dann haben Sie widersprüchliche Termine, die von einer Sekretärin geplant werden, die Ihre * echten * Freizeitzeiten nicht sehen kann.Ich denke, es ist alles oder nichts - zumindest in Bezug auf freie / beschäftigte Daten
@ScottSeidman nicht wirklich.Sie behalten Ihren persönlichen Kalender mit all Ihren persönlichen Daten und geben Ihre persönlichen Termine doppelt in Ihren Arbeitskalender ein, einschließlich nur minimaler Daten.Die zusätzliche Arbeit ist ärgerlich, aber es ist die übliche Art, private Dinge privat zu halten und die Zeit als beschäftigt zu markieren.
@ScottSeidman Es gibt natürlich auch das Problem, dass ein Arbeitgeber vernünftigerweise erwarten kann, dass Sie während bestimmter Kernstunden da sind.Wenn Sie während dieser Zeit private Dinge planen (mit Ausnahme von Arztterminen und ähnlichen Problemen, die in beiden Kalendern aufgeführt werden können), müssen Sie sich mit den Konsequenzen auseinandersetzen, wenn Ihr Arbeitgeber Sie während dieser Zeit benötigt.Ich erkenne, dass die Arbeitszeiten in der Wissenschaft oft entspannter sind, aber es ist nicht unangemessen, dass ein Arbeitgeber erwartet, dass Sie zu bestimmten Zeiten da sind.
@WolfgangBangerth - bis zu einem gewissen Grad kann ich zustimmen, aber im Allgemeinen haben wir viele verschiedene Verantwortlichkeiten, und das akademische Umfeld neigt dazu, die Fakultät entscheiden zu lassen, wann sie etwas erledigen wollen.Wenn beispielsweise Dienstag mein Forschungstag ist, möchte ich möglicherweise nicht an Besprechungen teilnehmen oder Studenten sehen.Wenn ich in einem Umfeld sein wollte, in dem mein Arbeitgeber meine ganze Zeit verwaltet hat, hätte ich möglicherweise einen anderen Karriereweg gewählt.
Die doppelte Eingabe kann mithilfe von Kalender-Feeds automatisiert werden.Ich frage mich, ob Google eine Besetzt- / kostenlose Feed-Option hat.
@ScottSeidman Wenn ein solches System vorhanden ist, können Sie das Sekretariat in der Regel anweisen, Besprechungen nur in bestimmten Zeitfenstern zu planen, oder sogar, dass sie die von ihnen durchgeführten Besprechungen stapelweise mit Ihnen bestätigen sollen.Es ist eine einfache Möglichkeit, ihnen Informationen zu geben und Managementprobleme aus den Händen zu nehmen, sodass Sie mehr Zeit haben, andere Dinge zu tun, die Sie wirklich wichtig sind.
#5
+6
JRE
2019-11-20 19:30:39 UTC
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Outlook verfügt über verschiedene Berechtigungsstufen, die Sie anderen Benutzern gewähren können.

Geben Sie der Sekretärin die Berechtigung "Editor" und markieren Sie alle Ihre privaten Termine mit "privat" "flag.

Die Sekretärin kann dann sehen, wann Sie verfügbar sind, und Termine für Sie hinzufügen oder entfernen, aber von Ihnen vorgenommene Termine nicht ändern oder löschen. Durch Setzen des privaten Flags für Ihre privaten Termine kann die Sekretärin nur sehen, dass Sie einen Termin haben, aber nicht, worum es geht.

Mit diesem Setup können Sie (meistens) die Anforderungen erfüllen, während Sie as beibehalten So viel wie möglich von Ihrer Privatsphäre.


Wie andere bereits gesagt haben, gehören Outlook und der dahinter stehende Exchange-Server Ihrem Arbeitgeber. Es muss davon ausgegangen werden, dass alle Daten in ihrem System für Ihren Arbeitgeber sichtbar sind. Wenn Sie Ihre privaten Termine wirklich privat halten möchten, sollten Sie sie nicht im System Ihres Arbeitgebers haben.

Es ist sinnvoll, den Zugriff auf Ihren Kalender anzufordern. Sie sind dort, um für das Unternehmen (Universität) zu arbeiten, sodass Ihre Vorgesetzten und höheren Stellen ein Interesse daran haben, zu wissen, wann Sie dort sind und möglicherweise zur Verfügung stehen, um mit ihnen gesprochen zu werden.

Da die meisten Menschen keine Ahnung vom Zugang haben Rechte, die Sie in Outlook festlegen können, haben Sie am Ende eine Anfrage (Befehl?) erhalten, der Sekretärin vollen Zugriff auf Ihren Kalender zu gewähren, wenn weniger getan hätte.

Möglicherweise möchten Sie fragen, ob eingeschränkte Rechte verwendet werden sollen wurde sogar in Betracht gezogen - vielleicht weiß derjenige, der die Richtlinie geschrieben hat, nichts über die eingeschränkten Rechte. Oder weiß, denkt aber, dass es zu schwierig ist, es allen Benutzern in Ihrer Abteilung zu erklären.


Es kann auch sein, dass die niederländische Übersetzung für die verschiedenen Rechte genauso dumm ist wie die deutsche Übersetzung in frühere Versionen von Outlook. Sie wurden als etwas Nutzloses wie "Stufe 1", "Stufe 2" usw. bezeichnet. Ich habe es gerade überprüft, und das aktuelle Outlook (Office 365) hat endlich anständige Übersetzungen erhalten.

Vielen Dank!Ich denke, dies könnte die beste Lösung sein, und ich hoffe, dass meine Termine durch Markieren als "privat" nicht in der Lage sind, ihren tatsächlichen Inhalt zu sehen (sie haben das "Autoren" -Privileg angefordert, und ich bin nicht sicher, ob dies sie daran hindert, die Elemente zu sehenIch markiere als privat)
#6
+4
Alexander
2019-11-19 16:54:06 UTC
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Bevor Sie dies diskutieren, beachten Sie bitte, dass administrative Einstellungen verfügbar sind, die alle von Ihnen festgelegten Einstellungen überschreiben können. Diese Einstellungen können von Exchange Server-Administratoren festgelegt werden, ohne dass Sie dies bemerken. Wenn sie nur in ihre Exchange Server-Konfiguration gingen und die Sekretärin zur Liste "Vollzugriff" Ihres Postfachs (einschließlich Ihres Kalenders) hinzufügten, gab es keine Diskussion und Sie konnten nicht einmal sehen, dass dieser Zugriff gewährt wurde.

In den meisten USA gehört der "persönliche" Geschäftskalender eines Mitarbeiters laut Gesetz vollständig der Organisation und nicht dem Mitarbeiter, sodass der Mitarbeiter keine Privatsphäre erwarten kann. Eine US-Organisation würde kein Gesetz verletzen, wenn sie jemand anderem Zugriff auf Ihr gesamtes Postfach gewähren würde.

In den meisten europäischen Ländern kann der Mitarbeiter dagegen etwas Privatsphäre in seinem "persönlichen" Geschäftskalender erwarten. und jede andere Bestimmung muss im Voraus schriftlich festgehalten und mit dem Mitarbeiter besprochen werden. Das Hinzufügen einer Person zur Liste "Vollzugriff" würde mehrere Datenschutzgesetze gleichzeitig verletzen. Wenn eine europäische Organisation jemandem "vollen Zugriff" auf die Kalender anderer Personen gewähren möchte, muss er die schriftliche Zustimmung der betroffenen Mitarbeiter einholen, was einfacher ist, wenn ein gültiger Grund angegeben wird. Europäische Organisationen haben, wenn sie "Vollzugriff" umfassend gewähren, ihre Arbeitsvertragsvorlagen in der Regel bereits geändert.

Stellen Sie sicher, dass in beiden Fällen die Verwendung dieses Zugriffs zum Ändern von Einträgen für den betroffenen Mitarbeiter sichtbar ist . Falls jemand um 7 Uhr morgens einen Eintrag für eine Besprechung um 8 Uhr morgens erstellt, Sie jedoch wie gewohnt um 9 Uhr morgens eintreffen und Ihr Chef Sie fragt, wo Sie gewesen sind, können Sie beide in Outlook sehen, wer den Kalendereintrag erstellt hat und wann.

Die "schriftliche Zustimmung" eines Mitarbeiters ist in Europa völlig wertlos.Ein Arbeitnehmer kann nichts zustimmen, da das Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ein gewisses Ungleichgewicht der Befugnisse impliziert, was bedeutet, dass die Zustimmung nicht als "frei gegeben" angesehen wird.Nach der DSGVO besteht eine notwendige und ausreichende Bedingung für einen Arbeitgeber, um einen Ausblickkalender zugänglich zu machen, in einem "berechtigten Interesse".
#7
+2
alephzero
2019-11-19 20:49:51 UTC
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Es ist nicht nur "akzeptabel", sondern auch ein gesunder Menschenverstand, es sei denn, Sie betrachten "akademische Privilegien" als das Recht, Ihre Zeit vor 100 Jahren auf die gleiche Weise weiter zu verwalten.

Angenommen, jemand hat Richten Sie ein Meeting mit 10 Teilnehmern ein und müssen Sie es abbrechen. Was genau ist der Zweck aller 10 Personen, die Änderungen vornehmen und ihre eigene Arbeit unterbrechen, um dies zu tun, wenn eine Person (eine Sekretärin / PA) alle Änderungen vornehmen kann, die Aufgabe höchstwahrscheinlich schneller erledigen als die 10 Personen, weil das ist die Art von Arbeit, für die sie eingesetzt werden ?

Und wie viel Zeit wird verschwendet, wenn einer der Teilnehmer "vergisst", die abgesagte Besprechung zu löschen, und daher die Planung einer anderen Besprechung im selben Zeitfenster stört und / oder im Besprechungsraum und auftaucht verschwendet eine halbe Stunde damit, sich zu fragen, warum alle anderen zu spät kommen, und schließlich zu versuchen, jemanden zu kontaktieren, um herauszufinden, was los ist? (Viel Glück beim Versuch, den ursprünglichen Organisator des Meetings zu kontaktieren, nachdem das Meeting begonnen hätte - sie haben es wahrscheinlich abgesagt, weil sie zu diesem Zeitpunkt etwas Wichtigeres zu tun hatten und sie tun es jetzt!)

Wenn Sie der Meinung sind, dass dies nicht akzeptabel ist, sollten Sie die Universität davon überzeugen, alle nicht-akademischen Support-Mitarbeiter zu entlassen.

Die Industrie hat dies herausgefunden, sobald die Tools zur Implementierung verfügbar waren. Vielleicht ist das Stereotyp von "Menschen, die in Elfenbeintürmen leben" tatsächlich eine genaue Beschreibung!

Das ist alles gut und in Ordnung, aber beachten Sie, dass Sie dazu keinen vollständigen Zugriff benötigen, um die Details und den Aufenthaltsort jedes Einzelnen zu kennen.Wenn mein Slot sagt, dass ich frei bin, bin ich frei
Dies entspricht meiner Erfahrung nach nicht wirklich der Arbeitsweise der Menschen.(Als Referenz bin ich in der Industrie.) Normalerweise planen die Leute ihren Tagesausflug und greifen dann nur nach Bedarf auf den Kalender zurück.Wenn sie also um 8 Uhr morgens eintreffen, denken Sie: "Ich habe xyz von 8:30 bis 9:30 Uhr und dann um 10 Uhr ein Meeting im Hauptkonferenzraum, also hole ich mir auf dem Weg dorthin einen Kaffee ..."und dann schauen sie nicht mehr auf den Kalender!Wenn Ereignisse "durch Zauberei" aus dem Kalender verschwinden, werden sie es zu 100% nicht bemerken.Wir verwenden das normale Outlook-Protokoll zum Abbrechen von Besprechungen, bei denen eine E-Mail gesendet wird.
(Wir haben auch keine Sekretärin, die Besprechungen für uns plant, außer für Führungskräfte, die ihre eigenen persönlichen Sekretärinnen haben. Stattdessen werden Besprechungen geplant, um einen guten Zeitpunkt zu finden. Daher ist es nicht erforderlich, im Kalender vollständig genaue Informationen zur Verfügbarkeit zu haben.-aber die meisten Leute lassen ihre Arbeitstreffen öffentlich sichtbar. Andererseits haben wir "Kernstunden", in denen Sie erwarten können, dass die meisten Leute zumindest "bei der Arbeit" sind, was möglicherweise nicht im akademischen Bereich der Fall ist.)
"Angenommen, jemand hat ein Meeting mit 10 Teilnehmern eingerichtet und muss es absagen."Anschließend sendet diese Person eine Absage für die Besprechung an alle Teilnehmer, und Exchange setzt die abgesagte Besprechung automatisch und sofort auf den FreeBusyStatus "Kostenlos", sodass jeder eine neue Besprechungseinladung erstellen kann.So funktioniert das.Schreibzugriff auf andere Kalender ist nur erforderlich, wenn jemand Ihre Zeit für Sie verwaltet, da es seine Aufgabe ist, dies zu tun.Wenn Sie beispielsweise ein Telco-Servicetechniker sind, verwaltet der Telco-Telefonsupport Ihre Zeit (wann und wo zu reparieren ist).
#8
+2
Aganju
2019-11-20 05:35:00 UTC
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Beachten Sie, dass dies die von Ihrem Arbeitgeber bezahlte und bereitgestellte Ausblicklizenz Ihres Arbeitgebers ist, damit Sie effektiver für ihn arbeiten können. Technisch gesehen haben Sie keine Rechte an einem einzelnen Bit im Inhalt, und er kann damit machen, was er will.

Praktisch empfinden viele Leute dies als aufdringlich, und ich mag es nicht es auch. Wie bereits erläutert, können Sie jedoch nur auf ihren guten Willen hoffen.

Beachten Sie, dass jeder Termin / jede Besprechung eine Flagge Privat hat. Wenn Sie diese festlegen, wird die Sekretärin sie immer noch nicht sehen alles drin, nur die eingeladenen Leute können es sehen. Ich benutze das zum Beispiel für Arzttermine oder andere persönliche Termine, die ich nicht sehen möchte.
Abhängig von der Ethik und Denkweise der Sekretärin kann sie sich darüber beschweren, und Sie haben keine Wahl (außer zu kündigen). oder sie versteht und wird niemals ein Wort sagen, besonders wenn Sie es sparsam verwenden oder für Termine, die außerhalb der Arbeitszeiten liegen.

Das OP sagte, sie seien in den Niederlanden."Sie haben keine Rechte an einem einzelnen Bit im Inhalt" ist in den Niederlanden (und im Rest der EU) völlig falsch.
#9
+1
Ivana
2019-11-20 20:47:44 UTC
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Nein, das ist nicht normal. Kontext: Niederlande, mit etwas akademischer Erfahrung, aber hauptsächlich in der Industrie, wenn auch in der IT- und Softwareentwicklung an Orten, an denen niemand eine Krawatte trägt.

Es ist normal, den eigenen Kalender in dem Maße zu teilen, in dem Ihre Mitwirkung Arbeiter wissen, wann Sie verfügbar sind. Normalerweise teile ich auch die Details und schreibe private Veranstaltungen als privat auf. Dies liegt daran, dass ich möchte, dass die Leute sehen können, welche Besprechungen ich möglicherweise habe, damit es einfacher zu planen ist. Wenn ich beispielsweise zu einem bestimmten Zeitpunkt aufgrund einer Besprechung, von der sie wissen, dass sie verschoben werden kann oder wird, nicht verfügbar bin, können sie mich dennoch bitten, sie zu diesem Zeitpunkt zu treffen.

Sie müssen den Sekretären Zugriffsrechte gewähren Es ist dumm, Ihre Agenda neu zu planen, da dies letztendlich dazu führt, dass der Kalender nicht die tatsächlichen Ereignisse anzeigt. Wenn Ihr Zahnarzttermin entfernt wird, gehen Sie trotzdem zum Zahnarzt und die Mitarbeiter wissen nicht, dass Sie nicht arbeiten.

Wenn Sie nun eine eigene Sekretärin hatten, mit der Sie Termine vereinbaren In Ihrem Namen wäre das anders.

Es ist durchaus möglich, dass das Management keine Ahnung von Outlook-Zugriffsrechten hat und / oder nicht sehr kompetent ist. Vielleicht würde es ausreichen, sie nur darüber zu informieren, dass Sekretäre und andere nur Lesezugriff auf einen Personenkalender haben sollten, um diese neuen Regeln zu ändern.

Vielen Dank!Ich verstehe auch nicht, warum sie nicht die einfache Lösung anwenden, unsere Agenten zu teilen, und dann können sie entsprechend schauen und planen.Aber das Anfordern eines "Autoren" -Privilegs erscheint mir seltsam!Ich bin bereit zu glauben, dass sie, wie andere Benutzer ebenfalls gesagt haben, nicht viel darüber nachgedacht haben (obwohl man argumentieren kann, dass der zwingende Ton der Anfrage etwas anderes nahelegt).
#10
+1
guest
2019-11-20 22:41:44 UTC
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Dies ist eher eine Frage zur Verwendung von Outlook (haben wir eine Office SE?) oder eine Frage zu Arbeitsbeziehungen. Keine akademische Frage.

Es ist wirklich in Ordnung. Mehrere Antworten sagen Nein, aber sie gehören zur Kategorie "Nicht daran gewöhnt".

Dies ist Ihre E-Mail-Adresse am Arbeitsplatz - sie können damit machen, was sie wollen. Es ist auch sehr vernünftig, einem persönlichen Administrator (engagierter Sekretär) vollen Zugriff zu gewähren. Abteilungssekretär nicht so unterschiedlich.

Hinweis:

  1. Sie können einzelne extrem private Termine (Proktologe, Affair-Mate) auf der Ebene der VEREINBARUNG ( Sie klicken auf ein Kästchen). Lassen Sie Ihre Routinearbeiten (Komitees, Studenten usw.) für die Sekretärin offen. Sie braucht das, wenn Sie Meetings jonglieren. Vielleicht bekommt sie sogar Hilfe von ihr.

  2. Sie können Ihre behalten E-Mail vertraulich. (Als ich einen engagierten Assistenten hatte, gab ich jedoch die volle Erlaubnis dafür. Ich muss nur eine persönliche E-Mail für den persönlichen Verkehr verwenden.)

  3. ol>
#11
  0
WoJ
2019-11-20 02:48:55 UTC
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Sie haben in anderen Antworten alle Gründe erhalten, warum Ihr Kalender geöffnet sein sollte.

Ich halte meinen Kalender privat, wobei freie / geschäftige Informationen verfügbar sind, hauptsächlich aus zwei Gründen:

  • Ich habe vertrauliche Informationen. Nur der Name des Treffens ("Disziplinar-Treffen mit Herrn X - Nachlassen bei der Arbeit") oder eine Teilnehmerliste können problematisch sein. Abhängig von Ihrer Rolle kann dies zutreffen oder nicht.

  • Es ist mir gesetzlich gestattet (in Frankreich sind die Niederlande möglicherweise auch in der Nähe), private Elemente in meinem Kalender zu haben . Niemand außer mir darf Zugang zu diesen Gegenständen haben. Dies kann jedoch mit dem Flag "Privat" in einer Outlook-Besprechung (und der Einschränkung des Zugriffs auf diese Besprechungen)

behoben werden
Nennen einige Chefs ihre Meetings wirklich "Disziplinar-Meeting mit X - Nachlassen bei der Arbeit"?Das scheint unprofessionell.
@Heutl:, dass man offensichtlich ironisch war.Aber ja, es gibt viele Besprechungen, deren Titel vertraulich sind (z. B. "Überprüfung der Vorfälle in Production Line X", "Disziplinarverfahren John X", "Sicherheitslücke der Website xxx") → all diese können verwendet werden, um Informationen über mögliche Probleme in zu erhalteneine Organisation.Wiederum - im akademischen Bereich ist es vielleicht weniger ausgeprägt, aber dennoch (dies ist sicherlich in Unternehmen der Fall, insbesondere ab einem bestimmten Niveau).


Diese Fragen und Antworten wurden automatisch aus der englischen Sprache übersetzt.Der ursprüngliche Inhalt ist auf stackexchange verfügbar. Wir danken ihm für die cc by-sa 4.0-Lizenz, unter der er vertrieben wird.
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