Bei der Erstellung eines solchen Systems sind die Kosten für die Software und die Kosten für den Betrieb der Server zum Hosten der Daten mikroskopisch gering, verglichen mit den Kosten der Armee sachkundiger Personen, die Referenzen auschecken und die kaum legalen ( und semantisch oft kompletter Unsinn) BibTeX-Einträge, die von einigen Zeitschriften angeboten werden, stricken Sie sie von Grund auf neu, wo nicht einmal die oben genannten verfügbar sind.
Erstellen Sie besser Ihre zentrale Datenbank, teilen Sie sie mit Ihrer Forschungsgruppe. Lassen Sie alle einspringen, indem Sie Verweise auf interessante Artikel hinzufügen, die beim Surfen gefunden wurden, unabhängig davon, was sie in ihren Veröffentlichungen / Thesen zitieren, und möglicherweise eine andere Datei mit lokal generierten Veröffentlichungen aufbewahren (praktisch, wenn Sie nach "Veröffentlichungen der Gruppe" gefragt werden letztes Jahr "oder so). Veröffentlichen Sie Richtlinien, setzen Sie sie durch, organisieren Sie möglicherweise gelegentlich eine Referenz, um Einträge zu bereinigen und fehlende Details auszufüllen. Wenn Sie alle, die ein Papier / Dokument lesen, bitten, eine kurze (3-5 Zeilen) Zusammenfassung / Zusammenfassung hinzuzufügen (sie müssen ohnehin eine für "State of the Art" schreiben), eine URL oder einen anderen Zeiger, wo sie die finden Dokument erstellen Sie eine (zumindest lokal) sehr wertvolle Ressource.
Wenn sie ausreichend wächst oder als Nebenprodukt der Arbeit, veröffentlichen Sie sie auf der Webseite der Gruppe. Könnte sogar um Beiträge von außen bitten, während Sie gerade dabei sind.