Hinweis: Diese Antwort war ursprünglich als Klarstellung eines Kommentars gedacht, den ich zu der Antwort von jakebeal erstellt habe und der gut aufgenommen wurde. Am Ende habe ich sie jedoch erheblich erweitert, sodass sie größtenteils für sich allein stehen kann.
Wie Jakebeal in seiner Antwort erwähnte, ist es wahrscheinlich am besten, die Teilnehmer (im Folgenden als Autoren bezeichnet) selbst um Feedback zu bitten, damit sie klarstellen können, wie sie zugeordnet werden möchten . Sie müssen jedoch sicherstellen, dass die Kommunikation zwischen Ihnen und einem bestimmten Autor die anderen Autoren nicht beeinträchtigt. Im Wesentlichen bedeutet dies, dass es mehrere Möglichkeiten gibt, dies zu tun.
Die erste Möglichkeit besteht darin, ein Massenmailing an alle Parteien mit den Adressen in BCC zu senden. Dies bedeutet, dass, wenn einer der Autoren versehentlich auf seinem E-Mail-Client auf "Allen antworten" drückt, seine E-Mail die anderen Autoren nicht erreicht. Die Verwendung von BCC auf diese Weise kann jedoch bedeuten, dass sie nicht antworten. Es gibt bestimmte Mail-Clients und Mail-Server, die an eine BCC-Mailingliste gesendete E-Mails als Spam markieren, und Ihre Autoren bemerken dies möglicherweise nicht. In der Tat senden viele Unternehmen Spam-Marketing-Mails auf diese Weise, aber dies ist keine Marketing-Mail, sondern eine Transaktions-Mail. Sie fordern die Person auf, Maßnahmen zu ergreifen, und informieren sie nicht nur über den neuesten Eintrag auf Ihrer Website.
Außerdem müsste ein solches Massenmailing sehr allgemein formuliert sein und wahrscheinlich erscheinen offensichtlich massenversandt. Einige Autoren mögen das möglicherweise nicht, was sich negativ auf Ihre Beziehung auswirken könnte.
Aus diesem Grund ist es möglicherweise besser, die E-Mails einzeln zu senden. Auf diese Weise können Sie die E-Mail etwas persönlicher gestalten und die meisten Spam-Filter vermeiden, da Sie die Partei in das Feld An einfügen können. Es dauert jedoch länger, seien Sie also darauf vorbereitet.
Wie jakebeal erwähnte, ist ein guter Ausgangspunkt, um den Autoren Zeit zu sparen, ihre Ehrungen und Vorträge zu klären, ihre Webpräsenz: entweder ihre Website, die Website ihres primären Instituts oder auf der Ehrenliste aller Auszeichnungen, die sie möglicherweise haben gewonnen.
Ein letzter Hinweis: Die meisten Akademiker sind ziemlich beschäftigt und einige von ihnen möchten ihre Zeit möglicherweise nicht mit solchen Klarstellungen "verschwenden". Wenn der Akademiker oder seine Abteilung eine Sekretärin oder eine allgemeine Verwaltung hat, kann er Ihnen möglicherweise bei einfachen Aktionen wie ihren Ehrungen helfen.